Sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô là một công cụ quan trọng giúp cho người chủ xe và người quản lý xe ô tô có thể theo dõi đúng chu kỳ bảo dưỡng xe, các nội dung bảo dưỡng và trích xuất thông tin khi cần thiết. Sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô có thể được tạo lập bằng Word hoặc Excel. Hãy cùng tìm hiểu về nội dung mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô trong bài viết sau đây!
Mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô gồm có những nội dung gì ?
Thực tế hiện nay, chưa có bất kỳ quy định pháp luật nào về mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô. Do đó, mỗi gara xe sẽ có phong cách thiết kế riêng cho mẫu sổ này. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chất chuyên nghiệp và đầy đủ của mẫu sổ, nên bảo đảm các thông tin sau:
-
Thông tin về khách hàng: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin liên quan đến xe ô tô của khách hàng. Nếu khách hàng có nhiều xe, thông tin về các xe đó cũng nên được ghi lại.
-
Tin tức về xe của khách: Nên bao gồm các thông tin liên quan đến xe như hãng xe, số đăng ký xe, số khung, số máy, mẫu xe, năm sản xuất và các thông tin khác cần thiết.
-
Nội dung bảo dưỡng: Ghi lại các hoạt động bảo dưỡng được thực hiện trên xe. Các thông tin cần ghi lại bao gồm ngày bảo dưỡng, loại bảo dưỡng, số km đã đi và các chi tiết khác như lỗi kỹ thuật được phát hiện trong quá trình bảo dưỡng.
-
Người hoặc đơn vị chức năng đảm nhiệm việc bảo dưỡng: Nên ghi lại tên, số điện thoại và địa chỉ của người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm cho việc bảo dưỡng xe.
-
Chi tiêu bảo dưỡng: Ghi lại số tiền đã chi tiêu cho hoạt động bảo dưỡng. Nên phân loại chi tiêu theo từng loại hoạt động bảo dưỡng để dễ dàng quản lý và theo dõi.
Nếu một người mua bảo dưỡng nhiều hơn 1 chiếc xe ô tô, thông tin bảo dưỡng của mỗi xe cần được ghi chép riêng biệt mà không liên quan gì đến nhau. Trong trường hợp phát hiện ra lỗi hoặc hỏng hóc trong quá trình bảo dưỡng, phía gara sẽ cần phải liên lạc với người mua để thông báo về tình trạng xe và đề xuất các giải pháp sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng.
Thông tin về các hoạt động sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng có thể được ghi chép trong nội dung theo dõi bảo dưỡng hoặc trong sổ theo dõi thay thế sửa chữa xe ô tô. Thông thường, sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô được lập bởi gara để theo dõi các hoạt động bảo dưỡng xe của khách hàng theo từng tháng, từng quý hoặc từng năm.
Tuy nhiên, người chủ xe ô tô hoặc người quản lý xe cũng có thể lập sổ theo dõi riêng để ghi chép lịch sử bảo dưỡng của xe, giúp cho việc bảo dưỡng đúng định kỳ và duy trì tình trạng hoạt động tốt cho chiếc xe. Việc ghi chép đầy đủ thông tin bảo dưỡng và sửa chữa sẽ giúp cho người mua và phía gara có thể kiểm tra và đánh giá được tình trạng của xe ô tô sau mỗi lần bảo dưỡng, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý về việc tiếp tục sử dụng hoặc bán bớt xe.
Lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô trong Word hoặc Excel
Để tạo sổ theo dõi bảo dưỡng xe trong Word, bạn có thể làm theo các bước sau:
-
Mở Word và tạo một tài liệu mới.
-
Chọn tab “Insert” và chọn “Table” để tạo bảng.
-
Chọn số hàng và số cột mà bạn muốn trong bảng. Bạn nên chia các nội dung cần thiết thành các cột riêng biệt để dễ dàng quản lý, ví dụ như ngày bảo dưỡng, công việc được thực hiện, chi phí, nhà cung cấp, tình trạng hiện tại của xe,…
-
Sau khi tạo bảng, bạn có thể điều chỉnh độ rộng của các cột bằng cách di chuyển các dấu thăng bằng trên đầu cột. Điều này giúp bạn tạo các cột có độ rộng tương thích với nội dung của mỗi cột.
-
Để làm nổi bật tên các cột, bạn có thể in đậm các từ hoặc câu cần tô đậm. Điều này giúp cho các tiêu đề cột dễ đọc và dễ theo dõi hơn.
-
Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các kiểu chữ đại trà phổ thông và dễ đọc như Arial, Times New Roman,… Điều này giúp cho bảng trông chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.
Với sổ theo dõi bảo dưỡng xe đã tạo, bạn có thể tiện lợi để quản lý và theo dõi các công việc bảo dưỡng cần thực hiện cho xe của mình.
Lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô trong Word hoặc Excel là một cách hiệu quả để giúp bạn tiện tra cứu và quan sát các thông tin về bảo dưỡng xe. Trong trường hợp bạn đã có sẵn bảng tính trong Excel, việc tạo sổ theo dõi bảo dưỡng xe càng trở nên thuận tiện hơn. Bạn chỉ cần nhập tên những cột và điều chỉnh độ rộng tương thích cho mỗi cột là được. Hơn nữa, bạn có thể tô màu các ô tiêu đề để dễ phân biệt hơn.
Trong Excel, việc đo lường và thống kê tổng tiền bảo dưỡng cũng đơn giản hơn rất nhiều với những hàm tính toán có sẵn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác của dữ liệu.
Nếu bạn chọn lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe trong Word, bạn có thể sử dụng tính năng tạo bảng để tạo cột và điều chỉnh độ rộng tương thích cho mỗi cột. Tên các cột có thể được in đậm để dễ nhìn hơn. Tuy nhiên, so với Excel, việc thống kê dữ liệu trong Word có thể không được hiệu quả và chính xác như trong Excel
Sử dụng ứng dụng để lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý gara ô tô 365 để lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô một cách tiện lợi và hiệu quả. Với chức năng “Sửa chữa xe”, bạn có thể tạo ra các đơn hàng sửa chữa cho từng xe và ghi lại thông tin về các dịch vụ đã được thực hiện, các linh kiện đã được thay thế, thời gian sửa chữa và chi phí phát sinh. Chức năng “Chăm sóc khách hàng” cung cấp cho bạn một bộ công cụ để quản lý thông tin khách hàng, lịch sử bảo dưỡng của từng xe và các đơn hàng đã được tạo ra.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp chức năng “Báo cáo” để giúp bạn dễ dàng xem và phân tích thông tin về các dịch vụ đã được thực hiện, doanh thu bán hàng và chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian cụ thể. Chức năng “Cài đặt và Chuyển đổi số 365” cho phép bạn tùy chỉnh cài đặt cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và chuyển đổi các tài liệu sang dạng số để tiện lợi cho việc quản lý.
Để lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý gara ô tô 365 và truy cập vào danh mục Chăm sóc khách hàng. Tại đây, bạn sẽ thấy hạng mục Lịch bảo dưỡng, bao gồm các phân mục STT, Mã phiếu tiếp đón, Mã hóa đơn, Mã người mua, Tên người mua, Số điện thoại cảm ứng, Chu kỳ bảo dưỡng, Bảo dưỡng gần nhất và Kỳ bảo dưỡng tiếp theo.
Việc nhập thông tin bảo dưỡng xe của người mua vào các phân mục được sắp xếp trên bảng tính. Hơn nữa, phần mềm còn cung cấp tính năng tìm kiếm cho phép bạn nhanh chóng tra cứu thông tin bảo dưỡng xe của một người mua bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tên người mua vào thanh tìm kiếm.
Mọi thông tin trong các cột mục đều được tự động cập nhật khi người mua mang xe đến bảo dưỡng. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi các kỳ bảo dưỡng tiếp theo của các xe ô tô trong gara của mình.
Lập mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô
Việc duy trì bảo dưỡng xe định kỳ là rất quan trọng để giữ cho xe luôn hoạt động tốt và tránh được những hỏng hóc tiềm ẩn. Bằng cách theo dõi và ghi chép các thông tin về lịch sử bảo dưỡng của xe, chủ xe có thể dễ dàng quản lý và đưa ra kế hoạch bảo dưỡng hiệu quả.
Việc sử dụng mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô giúp chủ xe ghi lại mọi thông tin cần thiết về các lần bảo dưỡng, như thông tin về khách hàng, thông tin về xe của khách, nội dung bảo dưỡng, người hoặc đơn vị chức năng đảm nhiệm việc bảo dưỡng và chi tiêu bảo dưỡng. Bên cạnh đó, nếu người mua có nhiều xe ô tô, thông tin bảo dưỡng của từng xe cần được ghi chép riêng biệt để dễ dàng quản lý.
Việc sử dụng mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô còn giúp phía gara có thể ghi chép chi tiết về các hoạt động sửa chữa, thay thế phụ tùng để giải quyết các vấn đề hỏng hóc của xe. Những thông tin này sẽ giúp cho chủ xe biết được tình trạng thực tế của xe và đưa ra kế hoạch bảo dưỡng hiệu quả hơn.
Việc duy trì bảo dưỡng định kỳ cho xe ô tô cũng giúp tiết kiệm chi phí tiền khi tránh được những lần thay thế sửa chữa hoặc thay thế sửa chữa phụ tùng rất tốn kém. Vì vậy, việc sử dụng mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô là cần thiết để chủ xe có thể quản lý và đưa ra kế hoạch bảo dưỡng hiệu quả.
Gợi ý một số ít app theo dõi bảo dưỡng xe ô tô
Các tài xế hoặc chủ xe ô tô có thể tự mình theo dõi quy trình bảo dưỡng xe để sắp xếp thời gian đưa xe đến bảo dưỡng định kỳ. Hiện nay, có nhiều ứng dụng trên điện thoại di động giúp chủ xe thực hiện công việc này một cách dễ dàng. Sau đây là một số gợi ý ứng dụng giúp theo dõi bảo dưỡng xe ô tô mà người dùng có thể cài đặt để tiện theo dõi việc bảo dưỡng xe.
– aCar
Ứng dụng aCar được thiết kế dành cho hệ điều hành Android với giao diện trực quan và dễ sử dụng. Tại trang chính, người dùng có thể tạo mới một bản ghi, ghi chép thông tin về lịch sử bảo dưỡng xe, nội dung và thời hạn bảo dưỡng. Ứng dụng sẽ dựa trên thời hạn bảo dưỡng gần nhất đã được nhập trước đó để tự động cập nhật thông tin về lịch trình bảo dưỡng và nhắc nhở người dùng khi sắp đến ngày đưa xe đến gara.
– Car Maintenance Reminder
Tính năng chính của ứng dụng này như tên gọi của nó, là để nhắc nhở bạn về lịch bảo dưỡng định kỳ của xe và chuẩn bị sẵn sàng để mang xe đến gara. Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng ghi nhận và theo dõi lịch sử bảo dưỡng của xe, cho phép người dùng lên kế hoạch cho lần bảo dưỡng tiếp theo. Ứng dụng cũng theo dõi quá trình bảo dưỡng của xe ô tô.
– Car Minder Plus
App Car Minder Plus được thiết kế cho những thiết bị iOS. Đây là một ứng dụng tuyệt vời, giúp người sử dụng quản lý hàng loạt công việc bảo dưỡng xe như thay bộ lọc dầu, bộ lọc không khí, thay dầu động cơ, thay dây đai truyền động… Người dùng cũng có thể tự điều chỉnh và quản lý hồ sơ bảo dưỡng của xe để đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý lịch trình bảo dưỡng xe.
Việc lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô là cần thiết cho cả các gara ô tô và người sử dụng xe. Sổ này có thể được tạo trên các phần mềm như Word hoặc Excel để ghi lại các thông tin về bảo dưỡng xe như bộ lọc dầu, bộ lọc không khí, dầu động cơ, dây đai truyền động và các loại linh kiện khác. Đối với các cơ sở kinh doanh dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng xe ô tô, sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô là rất quan trọng để quản lý thông tin khách hàng và lịch sử bảo dưỡng xe của họ.
